Focus Archives



Ouverture du blog "Du laboratoire aux archives"

Le service des Archives ouvre son blog à destination des agents de l’Inserm mais aussi de toute personne souhaitant connaitre l’histoire de l’Inserm et de ses archives. Y sera présenté des instruments de recherche, des documents audio-visuels, des informations et des éléments de réflexion sur le monde des archives et sur la recherche scientifique. Ce blog a pour but d’étendre la diffusion de la mémoire de l’Inserm au-delà de ses acquis actuels afin de toucher de nouveaux chercheurs en science mais aussi en histoire des sciences et ainsi valoriser le travail de collecte fait au sein du service des Archives. https://inserm.hypotheses.org/

Pourquoi réfléchir à des règles de nommage de mes fichiers ?

Bien nommer ses fichiers dès leur création permet d’accéder rapidement et facilement au document électronique et à l’information recherchée. Lorsque les fichiers ne sont pas nommés selon une règle fixe et/ou par plusieurs personnes qui ont leur propre méthode de nommage, il devient difficile d’accéder aux documents. Afin d’arrêter d’ouvrir compulsivement de nombreux fichiers, sans trouver celui que l’on cherche, un nom de fichier doit être succinct et doit contenir le sujet, le type de document, la date de création et – s’il y en a – la version. Par ailleurs un nom de fichier ne doit pas contenir d’espace, de ponctuation et de caractères accentués ou spéciaux et ce afin que le fichier puisse être lisible.Pour plus d’informations quant aux règles de nommage des fichiers électroniques , guide des "Règles de nommage des fichiers électroniques".

Qu’est-ce qu’un tableau de gestion ?

Un tableau de gestion, ou référentiel de gestion, décrit les types de documents produits par un service tout en reflétant son organisation. Le service des archives fixe selon les normes légales pour ces documents et avec les services concernés, la durée d’utilité administrative (durée au terme de laquelle il n’y a plus de nécessité légale ou administrative à conserver un dossier), le traitement final, conservation ou élimination, ainsi que les modalités de tri. Ce tableau vient en appui à la gestion des archives d’un service.

Qu’est-ce qu’un correspondant archives ?

C’est une personne relai entre ses collègues et le service des archives. Il connaît les procédures d’archivage et répond aux questions de son service sur la gestion courante des archives. Toutefois, il ne s’occupe pas de l’archivage de leurs dossiers ! Chacun est seul responsable des archives qu’il produit. Le correspondant archives occupe souvent des fonctions transverses, pour  faciliter les échanges entre la hiérarchie et le service des archives.

Déménager avec ses archives

Le service des archives déménage : c'est l'occasion de rappeler que lorsqu’un service ou un laboratoire déménage, il doit gérer ses documents. Avant le déménagement, il est nécessaire de faire un point sur les documents en présence. Certains sont utiles à l’activité quotidienne : ils doivent être identifiés et déménagés avec le service. D’autres n’ont plus d’utilité courante mais doivent être conservés pour leur valeur légale ou patrimoniale, et doivent être versés au service des Archives. Enfin, d'autres n’ont plus de valeur ni légale, ni administrative, ni patrimoniale, ni scientifique : ils doivent être éliminés selon la procédure "Éliminer des documents". Plus d’informations

Archiver = numériser : FAUX

Il nous est souvent demandé : "les archives, vous les numérisez toutes ? Vous ne conservez pas de papier de toute manière…." Et bien non, nous ne numérisons pas tout. Et si! Nous conservons encore beaucoup de papier. Tout d’abord parce que juridiquement, c’est la version originale d’un document qui fait foi : si l’original est papier, il faut conserver le papier. Si l’original est électronique, nous conservons alors la version électronique.Et nous nous trouvons confronté à une nouvelle complexité : l’archivage électronique n’est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Cependant, et pour finir, il est parfois important de numériser certains documents, notamment pour en faciliter la consultation ou le partage.

Archiver les cahiers de laboratoire

Vous êtes de plus en plus nombreux à nous le demander : comment archive-t-on les cahiers de laboratoire ? La procédure est simple mais il faut la connaître. Nous avons donc mis à votre disposition, dans l'espace Guides et procédures, une fiche spécifique pour l'archivage des cahiers de laboratoire. Celui-ci permet une gestion pertinente de vos documents au sein de votre laboratoire, il est de surcroît obligatoire et répond à des contraintes légales fortes. Bien archiver ses cahiers de laboratoire c'est aussi pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin.

Lancement de la page Web Archives

Une page Archives pourquoi ? L’Inserm est un établissement public, les documents que vous produisez appartiennent donc au domaine public. Le service des Archives est là pour vous aider à les conserver en préservant leur pérennité, leur sécurité et leur disponibilité. Cette activité répond à des contraintes juridiques ainsi qu’à des exigences patrimoniales.
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